Projekt Alapdokumentum

Ez a szekció bemutatja a projekt átfogó céljait: mit csinálunk, miért fontos, mikor történik, kik vesznek részt benne, és mennyibe fog kerülni. Ha előzetesen Felderítő munka történt, azt itt kell összefoglalni—hacsak nincs már külön Felfedezési Alapdokumentum.

Adj egy áttekintést a jelenlegi folyamatról, rendszerről, vagy mindkettőről. Emeld ki a meglévő problémákat és kihívásokat, amik miatt változásra van szükség. Hangsúlyozd azokat a megfelelőségi, biztonsági vagy egyéb kockázatokat, amiket kezelni kell.

Magyarázd el, miért kritikus ez a projekt most. Kik profitálnak belőle? Kapcsold össze stratégiai vagy technológiai célokkal, ütemtervekkel, vagy szélesebb üzleti prioritásokkal. Határozd meg, mely szolgáltatás(ok)at támogat a projekt, és hogyan ad stratégiai értéket vagy növeli a piaci elérést.

Írd le, mi lesz, ha nem lépünk előre. Koncentrálj a lehetséges kockázatokra, kihagyott lehetőségekre, vagy a hosszú távú hatásokra a szervezetre, ha ezt a projektet nem helyezik előtérbe.

Állíts fel világos és végrehajtható célokat a SMART keretrendszer segítségével: Specifikus, Mérhető, Elérhető, Releváns és Időhöz kötött. Koncentrálj az olyan eredményekre, mint a működési hatékonyság, a javított pontosság vagy az átfogó eredményesség, amit a projekt generál.

Kulcsfontosságú Teljesítménymutatók (KPI-k)

Definiáld a mérhető eredményeket, mint például: „Csökkentsd a kulcsfontosságú munkafolyamatok feldolgozási idejét 50%-kal hat hónapon belül.” A KPI-k mércék, amelyek segítenek nyomon követni a projekt sikerét és értékét.

Sikerfaktorok vagy Előnyök

Ha a KPI-k nem kivitelezhetők, sorold fel a legfontosabb sikerfaktorokat vagy előnyöket. Ezek biztosítják a keretet a projekt hatásának értékelésére a befejezés után.

Vázold fel a megoldás kulcsfontosságú jellemzőit és az elvárt előnyöket, beleértve a működés javulását, hatékonyságnövekedést, költségmegtakarítást vagy folyamatváltozásokat. Emeld ki a korábbi felfedezési vagy értékelési munkák eredményeit. Adjon világos részleteket arról, hogy ki lesz érintett, milyen változásokat tapasztalnak, és mikor történnek meg ezek a változások.

Sorold fel azokat a rendszereket, amelyekkel a megoldás kölcsönhatásba lép, beleértve a belső és külső rendszereket is. Határozd meg, hogy szükséges-e integrációk építése, és azonosítsd a folyamatok előre- vagy hátrameneti hatásait. Tüntesd fel a lehetséges hatásokat a munkatársak erőforrásaira is, még akkor is, ha nem vesznek részt közvetlenül a projektben.

Magyarázd el, hogyan fogja a projekt érinteni az egyes felhasználókat, például a munkafolyamataik, eszközeik vagy felelősségeik változásait.

Magyarázd el, hogyan fogja a projekt befolyásolni az egyes felhasználókat, például a munkafolyamataik, eszközeik vagy felelősségeik változása révén.

Részletezd a hatásokat a Kapcsolódó pontok szakaszban azonosított rendszerekre vagy folyamatokra, beleértve a hullámhatásokat és függőségeket.

Egyértelműen határozd meg a projektben szereplő funkciókat, feladatokat és jellemzőket. Kategóriák vagy funkcionalitások szerint rendezd őket, hogy a résztvevők tisztában legyenek a lefedett területekkel.

Sorold fel azokat a funkciókat, feladatokat vagy jellemzőket, amelyek kifejezetten ki vannak zárva a projektből. Adj indoklást a kizárásukra, hogy kezelni tudd az elvárásokat és elkerüld a félreértéseket.

Vázold fel a projekt egyes szakaszainak kulcsfontosságú kimeneteleit és mérföldköveit. Térj ki a tervezési dokumentumokra, tervekre, tesztelési tervekre és felkészültségi anyagokra, összhangban a konkrét határidőkkel.

A sablon tartalmazza a szokásos fázis- és mérföldkő típusokat, azonban minden projekt más, ezért az egyes esetek kezelésének függvényében egyes fázisok vagy mérföldkövek kimaradhatnak, míg mások, amelyek itt nincsenek felsorolva, belekerülhetnek.

Rövid indoklás, hogy miért a jelenlegi projektfelépítés került javaslatra.

Egy egyszerű grafikon általában elegendő. Világosan kell bemutatnia, hogyan van felépítve a projekt, és hogyan illeszkedik a szélesebb szervezetbe. A szélesebb szervezet lehet egy másik projekt, program, portfólió, vagy maga a vállalat, ha az előzőek egyike sem alkalmazható. Külső struktúrák esetén csak azt a hierarchiát kell feltüntetni, amely elvezet az alapegységhez – a végső szponzorhoz vagy hatósághoz, amely felügyeli ezt a projektet és az esetlegesen kapcsolódó szervezeteket.

Minden szerepet bonts le alfejezetekre rövid leírásokkal. Magyarázd el, mit foglal magában az adott szerep, és miért elengedhetetlen a Projekt Szervezetben.

Adj részletes leírást minden szerep hatóköréről, beleértve a felelősségeket, elszámoltathatóságot, kulcsfontosságú konzultációkat, információmegosztási kötelezettségeket és elsődleges együttműködési partnereket. Nagyobb Projekt Szervezetek esetében először egy mátrixot mellékelj ezeknek a kapcsolatoknak az áttekintésére, majd az egyértelműség érdekében következzenek a szöveges leírások.

Az érintettek azok a személyek vagy csoportok, akik érdeklődnek a projekt iránt, akiket érint a projekt, vagy akik befolyásolhatják a projekt sikerét. Ők bárki lehetnek, akik érdekeltként tekintenek a projektre, akár azért, mert használni fogják a végeredményt, támaszkodnak rá, finanszírozzák, vagy egyszerűen érintettek abban, hogyan valósul meg. Ide tartozhatnak:

• Felhasználók: Azok a személyek, akik közvetlenül használni fogják a terméket vagy szolgáltatást.
• Döntéshozók: Azok, akik jóváhagyják a terveket, költségvetéseket vagy nagyobb változtatásokat.
• Csapattagok: Azok, akik ténylegesen elvégzik a munkát.
• Támogató csapatok: Olyan osztályok, mint az IT, HR vagy jogi, akik segítenek a megvalósításban.
• Külső felek: Szállítók, alvállalkozók vagy akár szabályozók, akik szerepet játszanak.

A kulcs a stakeholder-ek kezelésében, hogy tájékoztatva legyenek, szükség esetén bevonva, és az igényeiket, elvárásaikat kiegyensúlyozva kezeljük. Elégedett stakeholder-ek = gördülékenyebb projektek.

TIP: Hogyan töltsük ki a Kiterjedés-Idő-Költség Mátrixot

Miről szól ez a mátrix?

Ez a mátrix arra kényszerít, hogy három kritikus tényezőt priorizálj minden projektben:

• Kiterjedés: Amit szállítunk. Ez magában foglalja a funkciókat, jellemzőket és minőséget.
• Ütemterv: Mikor szállítjuk le. Határidők, mérföldkövek, és indítási dátumok.
• Erőforrások: Mennyibe kerül a szállítás. Pénz, erőforrások és befektetett idő.

Minden esetben eldöntheted, hogy:

• Optimalizált: Ez nem alku tárgya. Minden áron maximalizálni kell az eredményeket.
• Kompromitált: Rugalmasak lehetünk. Az áldozatok elfogadhatók más prioritások támogatása érdekében.
• Visszafogott: Ez fix. Nem történhetnek változtatások, mert a projekt különben meghiúsulna.

Miért szükséges ez?

Egyetlen projekt sem rendelkezik végtelen idővel, erőforrásokkal vagy kiterjedéssel. Ez a mátrix arra kényszerít, hogy egyértelmű határokat szabjunk meg előre:

• Biztosítja, hogy mindenki tudja, mi számít a legfontosabbnak.
• Segít elkerülni a konfliktusokat később, amikor kompromisszumokra van szükség.
• Meghatározza, hogy mi kell sikerüljön, és mi az, ami alkalmazkodhat.

Miért olyan korlátozó?

Ez nem csupán egy preferencia; ez egy elköteleződés. Miután kitöltötted:

• Lekeretezi a projekt DNS-ét.
• Minden későbbi döntés ennek a logikának megfelelően fog történni.
• Megakadályozza a kiterjedés növekedését, késedelmeket, vagy a túlzott költést, amelyek megzavarhatják a projektet.

Miért nem változtatható később?

A prioritások változtatása a projekt közepén káoszt okoz:

• A csapatok elveszítik a fókuszt.
• A költségek kontrollálhatatlanná válnak.
• A határidők csúsznak.

Ez a mátrix biztosítja, hogy ragaszkodjunk a tervhez, hacsak nem indítunk új projektet a prioritások újradefiniálására.

Hogyan gondolkodj, amikor a prioritásokat rendelitek hozzá?

Kérdezd meg magadtól:

1. Hatókör: Mik a nem-alkudható eredmények? Van lehetőség arra, hogy kevesebbet szállítsunk, vagy elhalasszunk bizonyos funkciókat?
2. • Optimalizáld a hatókört, ha az, amit szállítunk, kritikus a sikerhez (pl. az alapvető terméknek hibátlanul kell működnie).
   • Kompromisszumot köss a hatókörrel, ha néhány funkció vagy minőségi szint későbbi frissítésekben is megvalósulhat.
   • Restriktáld a hatókört, ha annak változtatása aláássa a projekt célját.
3. Ütemezés: Mennyire szilárd a határidő? Mi történik, ha lekéssük?
4. • Optimalizáld az ütemezést, ha a határidő betartása életbevágó (pl. jogi megfelelőség vagy piaci ablak).
   • Kompromisszumot köss az ütemezéssel, ha a dátumok módosítása nem okoz katasztrofális következményeket.
   • Restriktáld az ütemezést, ha a késedelem tönkretenné a projektet.
5. Költségvetés: Milyen rugalmasságunk van pénzügyileg? Megengedhetjük magunknak a túllépéseket?
6. • Optimalizáld a költségvetést, ha a költséghatékonyság a legfontosabb.
   • Kompromisszumot köss a költségvetéssel, ha egy kicsit több költség elfogadható a minőség vagy sebesség biztosítása érdekében.
   • Restriktáld a költségvetést, ha a költség túllépése tönkretenné a projektet.

Példa gondolkodási folyamat

Képzeld el: Egy új terméket építesz egy szakmai kiállításra, amely hat hónap múlva lesz. Azt döntöd:

• Hatókör: Kompromisszumot köss. Néhány funkciót a későbbi indításra halaszthatunk.
• Ütemezés: Optimalizáld. A kiállítást nem hagyhatjuk ki.
• Költségvetés: Restriktáld. Nincs extra finanszírozás, tehát be kell tartanunk az előirányzott erőforrásokat.

Amikor kemény döntések jönnek (és fognak), ez a mátrix biztosítja, hogy arra összpontosítsunk, ami a legfontosabb.

Az olyan részletek, mint a leírások, táblázatok, grafikonok, stb., szükség szerint biztosítva lesznek, a projekt összetettségétől függően.

Az olyan részletek, mint a leírások, táblázatok, grafikonok, stb., szükség szerint biztosítva lesznek, a projekt összetettségétől függően.

Súlyossági besorolás:

• Kritikus: Helyrehozhatatlan károk.
• Súlyos: A helyreállítás költsége meghaladja az okozott kárt.
• Tűrhető: A helyreállítás költsége megegyezik az okozott kárral.
• Bosszantó: A helyreállítás költsége alacsonyabb, mint az okozott kár.
• Semmi: A helyreállítás költsége nulla.

Jelvények:

Kritikus Súlyos Tűrhető Bosszantó Semmi

Az alkalmazott valószínűségi besorolási módszert ebben a szakaszban fel kell tüntetni! Ideális esetben ugyanazt a módszert kell használni az összes értékelt kockázatra, de speciális esetekben eltérések előfordulhatnak. Ilyenkor jelezd az eltérést az érintett kockázati elemek tartalmában.

Ajánlott módszerek:

• Történeti valószínűségbecslés
• Bayes-i valószínűség
• Monte Carlo szimuláció
• Szakértői vélemény súlyozott átlagokkal
• Empirikus eloszlások

Ajánlott színek és szimbolika:

• Piros: nagyobb, mint 2:3
• Narancs: 1:3 és 2:3 között
• Sárga: 1:3 alatt
• Ikonok használata: ugyanazok a hőmérséklet-ikonok, mint a súlyossági besorolásoknál.

A kockázatokat a súlyosság és valószínűség alapján értékeld, és ennek megfelelő részletességű leírást adj!

Gondoskodj a megfelelő mérséklési és helyreállítási tervekről, amelyek illeszkednek az adott projekthez.