Bevezetés
-
Ez az Egyedi Megrendelés a
megállapodás dátumával
létrejött Szolgáltatási Megállapodás alapján jött létre az Ügyfél és a Szolgáltató között (a módosításokkal és kiegészítésekkel együtt, a továbbiakban: “Megállapodás”).
-
Az itt használt és másként nem definiált nagybetűs kifejezések a Megállapodásban és annak Mellékleteiben meghatározott jelentéssel bírnak.
-
A jelen Egyedi Megrendelés kapcsán mindkét Fél által a másik Félnek átadott információ Bizalmas Információnak minősül, és a Megállapodás rendelkezései vonatkoznak rá. A Felek ezen információkat a jelen Egyedi Megrendelés keretében és annak végrehajtása céljából, az
"Egyedi Megrendelés elsődleges célja", megvalósítására szolgáló információként adják át, továbbiakban: : Elsődleges Cél.
⚠️
FIGYELEM:
Ez az Egyedi Megrendelés (SoW) sablon tájékoztató jellegű megjegyzéseket tartalmaz, amelyek célja, hogy segítséget nyújtson a feleknek a dokumentum pontos kitöltésében az egyedi igényeik szerint. Ezek a megjegyzések csak útmutatóként szolgálnak, és nem képezik a szerződés részét.
Az Egyedi Megrendelést az adott feladatokhoz kell igazítani, és ennek érdekében a sablon jelentős részei szükség szerint módosíthatók vagy eltávolíthatók. Előfordulhat, hogy további korlátozások vagy jogok, amelyek nincsenek kifejezetten jelen ebben a sablonban, szintén hozzáadhatók a felek belátása szerint.
A felek felelőssége biztosítani, hogy az Egyedi Megrendelés végleges verziója pontosan tükrözze a megállapodott feltételeket.
Terjedelem
Ez a szakasz részletezi a projekt célkitűzéseit, kötelezettségeit, szállítandó elemeit és elfogadási kritériumait.
💡
A professzionális terjedelem bevezetésének jellemzői:
-
Átfogó és szegmentált: Használj több bekezdést, hogy külön foglalkozz a célokkal, kötelezettségekkel, szállítandó elemekkel és elfogadási kritériumokkal, mindegyiknek saját fókuszt adva, miközben logikus folyamatot tartasz fenn.
-
Határok és elvárások: Kezdd egy nyitó bekezdéssel, amely meghatározza az általános kontextust, definiálja a projekt határait és megállapítja a kölcsönös elvárásokat a hatáskör kiterjesztésének megelőzése érdekében.
-
Ügyfél-központú világosság: Szánj egy bekezdést a projekt terjedelmének az ügyfél céljaira és igényeire történő keretezésére, kiemelve, hogyan járul hozzá minden elem ezekhez a prioritásokhoz.
-
Elkötelezettség a minőség iránt: Tartalmazz egy szakaszt, amely hangsúlyozza a minőségi és elszámoltathatósági normákat, megerősítve, hogy minden elem mérhető, ellenőrizhető és az ügyfél sikeréhez igazodik.
-
Rugalmas formátum: Szerkeszd meg a bevezetőt úgy, hogy természetes átvezetést biztosítson a következő részletekbe, tiszta átmeneteket használva, amelyek megkönnyítik az egyes szakaszok megértését és visszakeresését.
Példa terjedelem bevezetés:
Ez a terjedelem részletes keretet nyújt a projekthez, leírva a célkitűzéseket, kötelezettségeket, szállítandó elemeket és elfogadási kritériumokat különálló, fókuszált bekezdésekben, hogy biztosítsa a világosságot. Minden elem gondosan strukturált, hogy irányítsa a projekt tevékenységeit, biztosítva, hogy minden eredmény az ügyfél stratégiai céljaihoz igazodjon.
A következő bekezdések meghatározzák a projekt határait, definiálva, mi tartozik és mi nem tartozik bele a projektbe, hogy fenntartsák a világos fókuszt. Az elkötelezettségek, mérhető célok, időkeretek és szigorú elfogadási feltételek meghatározásával a terjedelem szakasz alapot teremt a projekt hatékony előrehaladásához és sikeres befejezéséhez.
Célkitűzések
CÉL LEÍRÁSA
💡
A professzionális célkitűzések jellemzői:
-
Eredményközpontú és világos: Minden célkitűzés azokra a végső eredményekre összpontosítson, amelyeket az ügyfél leginkább értékel.
-
Tömör és mérhető: Tartalmazzon egyértelmű mérőszámokat (pl. konkrét teljesítménynövekedés, növekedési arányok), amelyek alapján értékelhető a sikeres teljesítés.
-
Stratégiailag releváns: Biztosítsa, hogy minden célkitűzés összhangban legyen az ügyfél alapvető üzleti céljaival, bemutatva a megértést és a relevanciát.
-
Prioritási sorrend: Sorolja fel a célkitűzéseket logikai, sorrendbe állított sorrendben, különösen, ha a későbbi célkitűzések az előzőekre épülnek.
Példa célkitűzés: "Egy áramvonalasított felhasználó-bevezetési rendszer kialakítása, amely hat hónapon belül 30%-kal csökkenti a felhasználói regisztráció idejét."
Kötelezettségek
KÖTELEZETTSÉG LEÍRÁSA
💡
A professzionális kötelezettségek jellemzői:
-
Konkét és szállítható: Egyértelműen határozza meg, mit foglal magában minden kötelezettség, amikor lehet, számszerű részleteket használva.
-
Erőforrások és felelősségek hozzárendelve: Határozza meg a bevont eszközöket, technológiákat vagy készségeket, és azonosítsa a felelős csapattagot vagy részleget.
-
Függőségek megjelölve: Említse meg azokat az ügyfél által szükséges lépéseket, adatokat vagy erőforrásokat, amelyek szükségesek minden kötelezettség teljesítéséhez, világos előfeltételeket állítva.
-
Strukturált és nem ismétlődő: Kerülje a felesleges átfedéseket; minden kötelezettség legyen különálló a zavarok és redundanciák elkerülése érdekében.
Példa kötelezettség: "Kéthetes rendszerességű előrehaladási jelentés készítése, amely részletezi a fő projektmutatókat és az ügyfél visszajelzései alapján végrehajtott módosításokat."
Szállítandó elemek
SZÁLLÍTANDÓ ELEMEK LEÍRÁSA
💡
A professzionális szállítandó elemek jellemzői:
-
Jól meghatározott és kézzelfogható: Írja le minden szállítandó elemet konkrét kifejezésekkel (pl. „PDF jelentés,” „működő prototípus,” „interaktív műszerfal”).
-
Elfogadási kritériumokhoz kötött: Egyértelműen kapcsolja minden szállítandó elemet az elfogadási kritériumokhoz, hogy a teljesítés vitathatatlan legyen.
-
Időbélyeggel ellátott: Határozza meg az egyes szállítandó elemek határidőit vagy mérföldköveit az elvárások beállításához és az elszámoltathatóság megteremtéséhez.
-
Részletes, de rugalmas: Hagyjon teret az alkalmazkodó változtatásoknak, ha az ügyfél igényei változnak, de legyen világos a nem változó alapszállítandó elemekről.
Példa szállítandó elem: "Teljesen reszponzív webalkalmazás, amelyet az ügyfél termelési környezetébe telepítenek, és amely megfelel az összes felsorolt funkcionális követelménynek."
Elfogadási Kritériumok
ELFOGADÁSI KRITÉRIUMOK LEÍRÁSA
💡
A professzionális elfogadási kritériumok jellemzői:
-
Objektív és tesztelhető: Határozzon meg olyan szabványokat, amelyek egyértelműek és könnyen ellenőrizhetők, mint például minőségi mércék, teljesítménycélok vagy funkcionális specifikációk.
-
Számszerűsíthető mérőszámok: Amennyiben lehetséges, használjon számszerűsíthető mérőszámokat (pl. „betöltési idő kevesebb mint 2 másodperc”), amelyek megkérdőjelezhetetlenné teszik a kritériumokat.
-
Jóváhagyási követelmények: Határozza meg, ki fogja felülvizsgálni és jóváhagyni az egyes szállítandó elemeket, valamint körvonalazza a szükséges tesztelési vagy felülvizsgálati folyamatot az elfogadáshoz.
-
Függőségek megoldása: Említse meg azokat a feltételeket, amelyek módosíthatják az elfogadást, mint például adatfüggőségek vagy technikai korlátok.
Példa elfogadási kritériumok: "A végterméknek meg kell felelnie a biztonsági és teljesítményteszteknek, 30 napon keresztül 99%-os rendelkezésre állással egy ellenőrzött környezetben, amit az ügyfél és a szolgáltató hitelesít."
Felelősségek és irányítás
Az Ügyfél biztosítja a projekt sikeréhez szükséges erőforrásokat, támogatást és időszerű információkat.
Az Ügyfél Felelősségei
-
Az Ügyfél olyan erőforrásokat rendel hozzá, akiknek szükséges szakértelmük van a támogatás, információk és jóváhagyások biztosításához a projekt életciklusa során. A kulcsszerepek a következők:
-
-
Projektvezető: Biztosítja, hogy a projekt céljai összhangban legyenek az üzleti célokkal, koordinálja az Ügyfél oldali tevékenységeket, és elsődleges kapcsolattartó a problémák esetén.
-
Érdekelt felek: Visszajelzést, döntéseket és végső jóváhagyásokat adnak a kijelölt mérföldköveknél.
-
Szakértők: Mélyreható betekintést és visszajelzést nyújtanak a projekt specializált területein a pontosság és relevancia támogatása érdekében.
-
Az Ügyfél biztosítja a szükséges adatokat, hozzáférést ad a rendszerekhez, és időszerű visszajelzést ad. Ezek késedelme befolyásolhatja a projekt időbeli ütemezését.
-
Az Ügyfél tájékoztatja a Szolgáltatót minden olyan változásról, problémáról vagy kockázatról, amely befolyásolhatja a projekt eredményeit.
💡
Útmutató az ügyfél erőforrásai kompenzációjának részleteinek beillesztéséhez:
Ritka esetekben, amikor a projekt az Ügyfél erőforrásainak kompenzációját érinti, mellékletként egy Ügyfél Erőforrás Kompenzációs Táblázatot kell beilleszteni. Ez a táblázat tartalmazza az összes releváns részletet az egyes kompenzációra jogosult ügyfélerőforrások számára.
Minden ügyfélerőforrásra vonatkozóan a táblázatnak tartalmaznia kell:
-
Erőforrás neve: Az erőforrás teljes neve vagy azonosítója.
-
Erőforrás összefoglalója: Rövid leírás az erőforrás szerepéről vagy szakértelméről a projekt során.
-
Melléklet hivatkozása: A melléklet pontos neve, amely tartalmazza az erőforrás jogi, kompenzációs és szerződéses részleteit.
-
Költségrészletek: Az erőforrás kompenzációjának pontos feltételei, beleértve az árat és a számlázási struktúrát.
Minden ügyfélerőforrás külön sorban szerepel ebben a táblázatban.
A Szolgáltató Felelősségei
-
A Szolgáltató biztosítja a projekt szállítandó elemeit, fenntartja azok összhangját a projekt céljaival, és elősegíti a világos kommunikációs csatornákat a projekt teljes időtartama alatt. A konkrét felelősségek a következők:
-
-
A Szolgáltató képzett személyzetet rendel hozzá a kötelezettségek hatékony teljesítése érdekében, beleértve:
-
Projektvezető: Vezeti a projekt végrehajtását, felügyeli az erőforrások bevetését és kommunikálja a haladást.
-
Technikai vezető: Biztosítja a projekt szállítandó elemeinek műszaki szabványait és minőségét.
-
Specializált tanácsadók: Biztosítják a projekt terjedelméhez szükséges szakértelmet.
-
A Szolgáltató vállalja, hogy minden megállapodott szállítandó elemet időben és a meghatározott minőségi követelmények szerint szállít.
-
Rendszeresen dokumentálja a projekt előrehaladását és döntéseit, biztosítva az átláthatóságot az Ügyfél számára. A projekt jelentések tartalmazzák a fő mérőszámokat, eredményeket és minden releváns akadályt.
💡
Útmutató a szerepalapú kompenzációs részletek beillesztéséhez:
Ha az Egyedi Megrendelésben meghatározott kompenzációs modell erőforrás-alapú kompenzációt ír elő, mellékletként egy Erőforrás Kompenzációs Táblázatot kell beilleszteni. Ez a táblázat világos áttekintést nyújt minden projektbe rendelt egyéni erőforrásról.
Minden erőforrásra vonatkozóan a táblázatnak tartalmaznia kell:
-
Erőforrás neve: Az erőforrás teljes neve vagy azonosítója.
-
Erőforrás összefoglalója: Rövid leírás az erőforrás szerepéről vagy szakértelméről.
-
Melléklet hivatkozása: A melléklet pontos neve, amely tartalmazza az erőforrás jogi, kompenzációs és egyéb szerződéses részleteit.
-
Költségrészletek: Az erőforrás kompenzációjának pontos feltételei, beleértve az árat és a számlázási struktúrát.
Minden erőforrás külön sorban szerepel ebben a táblázatban.
Projektirányítás
Mindkét fél megállapodik abban, hogy követi az itt leírt projektirányítási protokollokat, biztosítva az egyértelműséget, a következetességet és az időhatékonyságot a projektvégrehajtás során.
Haladás Értekezletek
A projekt nyomon követése és az elvárások összehangolása érdekében az Ügyfél és a Szolgáltató projektcsapatai hetente kétszer találkoznak videokonferencia keretében. Ezek az értekezletek a projekt állapotát, tervezését, problémákat, kockázatokat és az esetleges részleges munkatermék bemutatását tárgyalják. Azonban:
-
Ha az előző értekezlet óta mindkét oldalon nem történt jelentős változás, a felek kölcsönösen megállapodhatnak az értekezlet lemondásában. Ennek érvényesítéséhez minden félnek kifejezetten meg kell erősítenie, hogy nincs jelentős előrehaladás vagy frissítés, amelyről be kell számolni.
-
Ezenkívül, egy hivatalos, írásos státuszjelentés az egyik fél részéről helyettesítheti az értekezletet, feltéve, hogy a jelentés átfogóan tárgyalja a szokásos témákat (állapot, kockázatok, frissítések).
Ad Hoc Értekezletek Szükség Esetén
Kisebb, fókuszált értekezleteket ad hoc alapon lehet ütemezni specifikus feladatok vagy problémák megoldására. Ezek az értekezletek célja a projekt eltérésének megelőzése és a feladatok összehangolása az elsődleges szerződésben meghatározottak szerint.
Egyértelmű Erőforrás-Felelősségek és Határok
Minden fél kizárólag a saját erőforrásait kezeli, és egyik fél sem irányítja vagy zavarja a másik fél csapatát. A projekt szerepkörétől függetlenül, csak a meghatalmazott Képviselők (a Megállapodásban meghatározottak szerint) rendelkeznek a jogkörrel, hogy kötelező érvényű döntéseket vagy frissítéseket hozzanak a saját csapatuk nevében. Ez biztosítja az egyértelmű és átlátható kommunikációt, elkerülve a félreértéseket vagy ütköző utasításokat.
Humán Erőforrás Interakciók
Bár mindkét fél Humán Erőforrásai (a Megállapodásban meghatározottak szerint) várhatóan együttműködnek, együtt dolgoznak és együttműködnek naponta, minden egyéb vélemény, hozzászólás vagy frissítés a Képviselőkön kívül eső személyektől nem kötelező érvényű, és szerződéses vagy stratégiai célokra figyelmen kívül kell hagyni.
⚠️
Továbbfejlesztett Irányítási és Ellenőrzési Szekció
Cél
Ez a szekció átfogó irányítási keretet határoz meg a sikeres projektvégrehajtás támogatására, különösen magas kockázatú, nagy vagy összetett projektek esetén, illetve érzékeny ügyfél- vagy szolgáltatói szervezetekkel való munkavégzéskor.
Összetevők
-
RACI Mátrix
Egy RACI (Responsible, Accountable, Consulted, Informed) Mátrixot fogunk tartalmazni, hogy világos szerepeket és felelősségeket határozzunk meg. Ez a diagram minden feladatot vagy szállítandó elemet egyénekkel rendel, és meghatározza azok felelősségi szintjét, amely segít elkerülni a szerepek közötti félreértéseket, növeli az elszámoltathatóságot és összehangolja a csapattagokat a feladatok tulajdonjogával kapcsolatban.
-
Kockázatértékelés és Kockázatcsökkentés
Egy hivatalos Kockázatértékelés készül, amely azonosítja a potenciális projektkockázatokat, különös tekintettel az időkeretre, költségvetésre, terjedelemre és minőségre. Az eredmények alapján egy Kockázatcsökkentési Terv készül cselekvési stratégiákkal, meghatározott vészhelyzeti lépésekkel és eszközökkel, amelyek minimalizálják a lehetséges kockázatokat, mielőtt azok hatást gyakorolnának a projektre.
-
Szervezeti Diagram
Komplex vagy nagy projektek esetén egy Szervezeti Diagramot készítünk, amely részletezi az ügyfél és a szolgáltató csapatokat, azok szerepeit és felterjesztési pontjait. Ez a vizuális útmutató segít minden csapattagnak megérteni a hierarchiát és a kommunikációs és felterjesztési útvonalat.
-
Magas Szintű Szabadság / Szabadságtervek
Az egyes csapatok szabadság vagy szabadság terveinek magas szintű áttekintését dokumentáljuk, hogy minimalizáljuk az ütemezési konfliktusokat és biztosítsuk a projekt előrehaladásának folytonosságát. A csapatok a szabadságok időszakai körül dolgoznak, hogy folyamatos munkafolyamatot tartsanak fenn.
-
Kommunikációs Protokoll Melléklet
To streamline communication and avoid missteps, a Communication Protocol Addendum will detail approved communication channels, meeting cadence, and roles responsible for specific types of communications. This addendum reinforces that all binding project communications are handled exclusively by the authorized Representatives, as defined in the Agreement, and not by individual team members.
-
Felterjesztési Útvonal Vázlat
Egy Felterjesztési Útvonal biztosítja, hogy az ügyeket időben kezeljék azáltal, hogy kijelöli a különböző felterjesztési szintek kapcsolattartó pontjait. Ha kritikus vagy időérzékeny ügy merül fel, mindkét fél megállapodik abban, hogy egy előre meghatározott felterjesztési útvonalat követ, hogy gyorsan megoldják a kérdéseket anélkül, hogy megzavarnák a projekt ütemtervét vagy a szállítandó elemeket.
-
Siker Metrikái / Kulcsfontosságú Teljesítménymutatók (KPI-k)
A projekt minőségének és ütemtervének tisztázása érdekében kölcsönösen elfogadott KPI-kat állítanak be a projekt megkezdésekor. Ezek a KPI-k magukban foglalhatják a mérföldköveket, az ütemterv betartását, a költségvetési teljesítményt és az elégedettségi mutatókat. Minden KPI-hez hozzárendelik a felelős szerepkört, amely meghatározza a jelentési gyakoriságot, biztosítva az átláthatóságot és a közös elszámoltathatóságot.
-
Kölcsönös Bizalmassági és Megfelelőségi Mátrix
Mindkét fél dokumentálja a projekt függőségeit és vázolja a vészhelyzeti intézkedéseket, felkészítve mindkét csapatot az esetleges szűk keresztmetszetek proaktív kezelésére. Ez a lista tartalmazza a függőségeket, amelyek bármelyik fél irányítása alatt állnak, valamint a vészhelyzeti indítókat, amelyek szükség esetén időben módosítják az ütemtervet vagy további erőforrásokat adnak hozzá.
-
Függőségek és Vészhelyzeti Lista
Both parties will document any project dependencies and outline contingencies, preparing both teams to handle any bottlenecks proactively. This list will include details on dependencies controlled by either party, and contingency triggers to adjust timelines or add resources if dependencies aren’t met on schedule.
-
Audit és Felülvizsgálati Opció
A projekt standardok betartásának biztosítása érdekében egy opcionális Audit és Felülvizsgálati keretrendszert határoznak meg a mérföldkövek ellenőrzésére. Hosszú távú vagy megfelelőséggel terhelt projektek esetén ezek az auditok időszakos ellenőrzéseket biztosítanak, amelyek megerősítik a minőséget és biztosítják, hogy mindkét csapat magabiztosan haladjon a projekt meghatározott standardjainak betartásában.
Ezekkel a kiegészítésekkel az Egyedi Megrendelés sablon minden szükséges irányítási elemet lefed a magas minőségű projektvégrehajtás érdekében, meghatározza a világos kommunikációs paramétereket, és biztosítja, hogy a kockázatok, felelősségek és felterjesztési útvonalak hatékonyan legyenek kezelve. Mindegyik réteg erősíti a felek elkötelezettségét az átlátható, hatékony és jól összehangolt együttműködés iránt.
Kötelezettségek Összefoglalása és Ütemezése
A Szolgáltató által nyújtandó eredménykötelezettségek és gondosságkötelezettségek az alábbiakban kerülnek részletezésre, mindegyikük egyedi elfogadási kritériumokkal és megfelelő ütemezésekkel, amelyek biztosítják a minőségi elvárások és a szállítási követelmények összhangját.
Eredménykötelezettségek
Ez a táblázat csak a konkrét eredményeket tartalmazza - azokat az elemeket, amelyeket a projekt során létrehoznak, előállítanak vagy befejeznek, mint például a szoftverfunkciók, dokumentációk vagy tervezési eszközök.
Eredmény Azonosító |
Leírás |
Elfogadási Kritériumok |
Várható Ütemezés |
Költség |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
💡
Megjegyzések az Eredménykötelezettségekhez:
-
Elfogadási Kritériumok: Tartalmaz részletes, szerződésben meghatározott kritériumokat, így minden eredményt objektívan lehet értékelni (pl.
-
Ütemezési Rugalmasság: Különböző fázisokat vagy mérföldköveket ismer fel (pl. Q1, Q2), amelyek változhatnak a projekt méretétől függően.
Gondosságkötelezettségek
Ez a rész a folyamatos vagy óradíjas szolgáltatásokkal foglalkozik, mint például a tanácsadás, képzés és támogatás. Ezeket másképp strukturáljuk, mivel az elfogadás gyakran nem fizikai elemekre, hanem a nyújtott szakértelemre vagy segítségre alapozódik.
Szolgáltatás azonosítója |
Szolgáltatás neve |
Szolgáltatás Terjedelme |
Teljesítménymutató |
Költség |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
💡
"Megjegyzések a Gondosságkötelezettségekhez:
-
Szolgáltatás Terjedelme: Egyértelműen meghatározza, hogy mit tartalmaz minden szolgáltatás, így különálló a többi szállítandó elemtől vagy szolgáltatástól.
-
Teljesítménymutató: A minőségi mérőszámokra (mint az elégedettségi vagy teljesítési arányok) összpontosít, hogy rögzítse a minőségi elvárásokat, amelyek lágyabbak a fizikai szállítandó elemek szabványainál.
Díjak és Díjazási Ütemterv
Minden pénzügyi ügy, beleértve a Kompenzációt és a Visszatérítést, a Megállapodás szerint lesz szabályozva.
-
Minden eredménykötelezettségre vonatkozó fizetés a szállításkor esedékes. Miután az elfogadási kritériumok teljesülnek, a szállítmány automatikusan elfogadottnak minősül, és a Szolgáltatónak joga van számlát kiállítani. Az eredménykötelezettségekre vonatkozó számláknak tartalmazniuk kell a kapcsolódó visszatérítéseket vagy költségeket.
-
Minden gondosságkötelezettség díja periodikusan, minden 30 naptári nap után kerül számlázásra. Az ezen időszak során felmerült visszatérítések vagy kapcsolódó költségek is szerepelni fognak a számlában.
-
Minden nem kiegyenlített egyenleget a számlázást követő 15 napon belül ki kell fizetni.
-
Az Ügyfél vállalja, hogy aláírja a Szolgáltató Teljesítési Tanúsítványát minden Eredményre, ahol az Elfogadási Kritériumok teljesültek. Ennek a dokumentumnak a sablonja az Egyedi Megrendelés végleges verziójának melléklete lesz. Ez a lépés szükséges ahhoz, hogy a Szolgáltató időben lebonyolíthassa a pénzügyi tranzakciókat a modern bankrendszereken keresztül.
-
"A gondosságkötelezettségek esetében a Megrendelő vállalja, hogy aláírja a Teljesítési Igazolást a vonatkozó szolgáltatási szerződés mellékletében foglalt szabályok szerint.
Csatolmányok
Az Egyedi Megrendeléshez kapcsolódó mellékletek listája biztosítva lesz. Minden Melléklet kizárólag az Egyedi Megrendeléshez kapcsolódóan melléklet, és nem tekintendő a Megállapodás mellékletének.